No mundo agitado em que vivemos, a gestão do tempo se tornou um desafio cada vez maior. Temos inúmeras demandas competindo por nossa atenção, tanto na vida pessoal quanto profissional. Nesse contexto, aprender a administrar efetivamente nosso tempo se torna essencial para alcançar o sucesso e o equilíbrio. Vamos explorar estratégias práticas de gestão do tempo que o ajudarão a maximizar sua produtividade, reduzir o estresse e conquistar seus objetivos de forma mais eficiente? Vem comigo!
A vida é muito mais do que viver mais rápido. – M. Gandhi
Mundo VUCA e BANI
Mas afinal, por que temos a sensação de que o tempo nunca é suficiente? Nosso contexto social está marcado pela volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade (VUCA, na sigla em inglês).
As constantes mudanças no mercado, as rápidas transformações tecnológicas e as incertezas políticas e econômicas exigem um alto nível de adaptação às novas circunstâncias. A gestão do tempo precisa ser flexível e ágil para lidar com essas condições instáveis, priorizando o que é relevante e ajustando às demandas em constante mudança.
Além disso, enfrentamos também novos desafios com o que chamamos de BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible). O ambiente empresarial se tornou frágil, gerando ansiedade e incerteza. As mudanças ocorrem de forma não linear e a compreensão do contexto se torna cada vez mais complexa.
Todos estes desafios, nos convidam a adotar estratégias de gestão do tempo que sejam adaptáveis, resilientes e capazes de lidar com a ambiguidade e as rápidas mudanças que nosso contexto traz consigo. A capacidade de se ajustar rapidamente às circunstâncias em constante transformação se torna ainda mais vital para otimizar o tempo e atingir a produtividade desejamos.
O que é o tempo?
E o que é o tempo? podemos refletir sobre o tempo a partir de duas diferentes perspectivas:
Chronos
Na mitologia, Chronos representava o Deus do tempo e das estações. Comia seus filhos para não perder o seu lugar, bem como representa características destrutivas do tempo, que consome todas as coisas, o passado que consome o futuro, a geração mais velha sendo suprimida pela geração mais nova. Aqui temos uma imagem do tempo cronológico.
Kairós
Ao mesmo tempo, uma outra perspectiva, se relaciona a Kairós. Na mitologia grega Kairós significa momento oportuno. Kairós é filho de Chronos, ele simboliza o melhor instante no presente: o instante em que se consegue afastar o caos e abraçar a felicidade.
Considerando as duas imagens, podemos refletir sobre o tempo no contexto cronológico, sequencial e linear, ao mesmo tempo que podemos observar a qualidade do tempo.
Diferença entre passado, presente e futuro é apenas uma persistente ilusão. A. Einstein
O que é Gestão do Tempo?
A gestão do tempo é definida como nossa capacidade de planejar e executar um controle consciente sobre o tempo que dedicamos a determinada atividade. Assim, ser capaz de realizar uma boa gestão do tempo, envolve 3 habilidades:
- Consciência: capacidade de pensar realisticamente sobre seu tempo, entendendo que ele é um recurso limitado. Sendo assim, assumir o compromisso de participar de diferentes eventos simultaneamente, não é uma boa alternativa.
- Organização: ser capaz de definir e organizar metas, planos, cronogramas e tarefas, com objetivo de utilizar o tempo de maneira eficaz. Dessa forma, não é uma boa alternativa, viver apagando incêndios, sem dedicar tempo para ter claro quais são suas metas.
- Adaptação: monitorar o uso do tempo durante a realização de atividades, incluindo ajustes, interrupções ou mudança de prioridades. Está tudo bem mudar de ideia, e ajustar a rota, mas é preciso ser capaz de monitorar o que acontece. Com tantas distrações, facilmente nos perdemos por muito tempo em redes sociais, por exemplo, e deixamos de lado aquilo que havíamos planejado executar.
Por que você deseja administrar melhor o seu tempo?
Esta resposta provavelmente está associada a seus objetivos. Afinal, o que você deseja realizar. Um objetivo deve ser:
- Significativo: representando um tema prioritário e uma clara direção.
- Audacioso: se o resultado já é dado como certo, grande chance de procrastinação. Seu objetivo te leva a outro nível?
- Inspirador: é algo fácil de lembrar? Te estimula a se colocar em movimento?
- Orientado a ação: É algo concreto? É possível agir de maneira proativa diante deste objetivo?
Uma definição clara de seus objetivos, trará uma grande contribuição para a gestão do seu tempo, bem como, trazendo clareza sobre suas áreas de foco.
Para uma boa gestão do tempo, comece com monitoramento
A partir de objetivos claros, minha sugestão para você é monitorar onde anda investindo seu tempo. Para isso, comece:
- Definindo categorias. As categorias, representam grupos de atividades similares que possam te ajudar a ter mais claro quais tem sido suas áreas de foco. Um bom exemplo para categorias poderia ser: Lazer, Autodesenvolvimento, Trabalho, Relacionamentos, Saúde.
- Registre os acontecimentos: Sim! Parece muito chato ter que anotar tudo o que acontece, mas só assim você tomará consciência a respeito de onde tem investido tempo. Faça simples, utilize uma folha de rascunho.
- Avalie o resultado: Depois de registrar os acontecimentos por alguns dias, avalie o resultado. Nesta etapa, volte a seu objetivo e confira se tem focado o seu tempo no que realmente importa.
Forças que competem por nossos minutos
Em nosso dia-dia há duas forças que competem sobre cada minuto de nosso tempo, e nos dão a sensação de correria permanente.
Uma delas é a crença de que precisamos estar em constante atividade. Como se cada minuto precisasse ser preenchido de maneira produtiva, e neste sentido, quem desacelera, está correndo risco de ficar para trás.
A outra é representada pelo conteúdo infinitamente renovável. Enquanto estou escrevendo este texto, existem milhares de outros sendo publicados, e competindo por sua atenção. Você ja parou para pensar sobre como os aplicativos de streaming, como Netflix, HBO, Disney, tem conteúdos infinitos? É impossível conseguirmos esgotar as possibilidades.
Escolher onde colocar atenção tem sido um esforço de consciência cada vez mais necessário.
Escolha o destaque do seu dia
No livro Faça Tempo, escrito por Jake Knapp e o John Zeratsky, autores do método Design Sprint, sugerem a definição de um destaque para o dia. Em síntese, o destaque define a coisa mais crucial que precisa ser feita.
A definição do destaque passa por estabelecer o que te daria satisfação, o que deixaria o seu dia mais feliz (imagino que não seja o feed sem fim do LinkedIn). É claro, o destaque não faz mágica, mas decidir onde concentrar sua energia te ajudará a sair do automático e trazer atenção ao que verdadeiramente importa.
Como é para você dizer não?
Imagine que você definiu o destaque para seu dia, definiu um bom plano e tem segurança de que o dia será incrível. Até que recebe um pedido e não consegue dizer não. Assim, lá se vai toda a estratégia de gestão do tempo.
É claro, que há momentos em que não há alternativa. Mas, será que realmente é preciso dizer sim, ou é você lidando com a dificuldade de dizer não?
Algumas sugestões úteis para este momento são:
- Ser realista: avalie o pedido e sua disponibilidade de maneira racional;
- Reconheça a autoridade: quem tem o poder de decisão?
- Mantenha a calma e fale: não invalide o pedido da outra pessoa, mas mantenha objetividade ao compartilhar o seu ponto de vista.
A prática de Comunicação Não Violenta, tem me ajudado a exercitar o não com empatia. Faça o seguinte exercício:
ESCOLHA UMA SITUAÇÃO EM QUE VOCÊ TEM DIFICULDADE PARA DIZER NÃO.
- Qual o contexto?
- Que necessidade sua você atende quando diz sim, querendo dizer não?
- Que necessidade sua você atende ao dizer não?
- Elabore uma frase em que você diz não e se importa com a necessidade da outra pessoa. Compartilhe com seu grupo.
Conclusão
A gestão do tempo envolve muito mais do que escrever uma lista de tarefas, ou uso de aplicativos que nos ajudem com a organização. Esta é uma competência que envolve autoconhecimento e autodesenvolvimento. Enfim, o tempo é nosso recurso mais precioso, e o que fazemos a respeito dele é o que determinará o nosso sucesso.
Como você tem lidado com o seu tempo?
