Como não desperdiçar tempo em reuniões?

Gestão e Liderança

O tempo investido em reuniões é um dos grandes vilões na gestão do tempo de grande parte dos líderes da atualidade. Por essa razão, tornar as reuniões mais produtivas é um objetivo a perseguir. Com agendas lotadas, desperdiçamos tempo em muitas reuniões das quais eventualmente não precisaríamos participar. Você se reconhece neste grupo? As reuniões costumam ser grandes armadilhas e impactam sensivelmente nossa produtividade.

Uma pesquisa realizada pela Harvard Business School aponta para um consumo de 72% do tempo dos CEOs em reuniões. Em outro estudo, Bain & Company, afirma que 1/4 do tempo dos colaboradores nas empresas é dedicado a reuniões inúteis.

Conceitualmente, uma reunião deveria ser o encontro entre duas ou mais pessoas com o propósito de atingir uma meta comum através da interação. Se partimos desta definição, já poderíamos excluir todas aquelas reuniões, em que muitos são convidados, mas poucos são os que realmente tem a possibilidade efetiva de contribuir com a meta comum. Além disso, reuniões produtivas deveriam nos levar a decisões e a realizações concretas.

“Para ser um profissional de sucesso, você precisa saber como projetar reuniões memoráveis.” – Meggin McIntosh

Em Management 3.0, sugerimos 9 dicas para organizar reuniões memoráveis:

1. Pare de convidar, venda sua reunião

Deixar claro o propósito do encontro, pode ser o primeiro passo. Quando queremos que alguém participe de um encontro conosco, precisamos comunicar com clareza o motivo do encontro e o que esperamos alcançar. 

2. Cozinhas são melhores do que salas de conferência

Pense em alternativas as salas de reunião. Qual o propósito do encontro? Como o ambiente pode contribuir com uma espaço mais participativo? Se temos um assunto específico, e podemos ser rápidos e focados, porque não realizar a reunião em pé. 

3. Quebre o gelo

Comece a reunião com um quebra-gelo. Esta atitude aumenta a energia dos envolvidos e também a interação entre as pessoas. Normalmente investimos pouco tempo para conhecer mais com quem nos relacionamos no ambiente de trabalho, esta pode ser uma ótima oportunidade.

4. Energize suas reuniões com jogos

Se a reunião for extensa e você perceber que os participantes estão com a energia baixa, um jogo ou atividade física leve, pode ser uma boa saída.

5. Torne as reuniões visuais

Entendeu ou quer que eu desenhe? Já ouviu esta frase antes? Seja conciso na exposição de conteúdos, se este for o caso e invista no uso de recursos visuais. Eles tem mais poder de engajamento e interação. Além é claro, de tornar o encontro mais divertido.

6. Encoraje o choque de ideias

Diversidade de ideias nos ajudam a inovador e a criar coisas novas. Incentive a participação do grupo, tenha atenção para que o debate seja entre ideias e não pessoas.

7. Tome decisões rapidamente, mesmo que imperfeitas

Em reuniões produtivas, concentre-se no que é importante e invista energia com foco. Tentar abordar muitos temas e resoluções no mesmo encontro, pode não ser uma boa alternativa. Se não há informações suficientes para uma decisão, talvez você possa sugerir seguir para o próximo item da agenda.

8. Promova transparência

É preciso deixar o ego de lado e buscar a transparência. Só assim, poderemos investir melhor o nosso tempo. 

9. Busque melhorar

O sinal de que uma reunião foi boa, não é a reunião em si, mas o que acontece depois dela.

Em toda minha carreira já desperdicei muito do meu tempo em reuniões improdutivas, hoje sou muito mais criteriosa ao aceitar a agenda para um encontro. Valorizo a qualidade do meu tempo e das pessoas com quem me relaciono. Talvez você possa como primeiro passo buscar entender o seu papel no encontro, antes de aceitar o próximo convite.

“Reuniões eficazes não acontecem por acidente, acontecem por planejamento.” – Catherine Mattiske

Como você tem planejado suas reuniões?

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